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Conditions générales

Conditions générales de réservation pour les clients individuels de l’ASBL Gîte Mozaïk de Louvain-la-Neuve

(Dernière mise à jour juin 2023)

Objet

  • Les présentes conditions générales définissent les droits et obligations des parties dans le cadre de toute réservation effectuée auprès de l’ASBL Gîte Mozaïk (ci-après « l’ASBL »). Toute réservation est soumise à l’acceptation des présentes conditions générales, ainsi que celle du règlement d’ordre intérieur (ci-après « ROI »).
  • Toute dérogation aux présentes conditions ou au ROI doit faire l’objet d’une demande écrite préalable et doit être consignée par écrit ou par email. Le cas échéant, une modification des tarifs peut être appliquée. 
  • L’accord du client sur les présentes conditions générales intervient au moment de la confirmation écrite de la réservation : par email, par contrat signé ou à la réception de l’acompte ou le montant total de la réservation. Aucune réservation n’est possible sans cet accord. Le client dispose de la faculté de sauvegarder et d’imprimer les présentes conditions générales.

Champ d’application

  • Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les réservations conclues par des clients individuels via le site www.gite-mozaik.be (ou www.kaleo-asbl.be), par courriel, par téléphone ou à l’accueil du Gîte Mozaïk.
  • Par client individuel (ci-après « client ») l’on entend toute personne qui effectue une réservation pour maximum 9 personnes. Toute réservation effectuée pour 10 personnes ou plus est considérée comme une réservation de groupe et est soumise aux Conditions générales de vente pour les groupes.

Conditions de réservation

  • L’accès au Gîte Mozaïk est réservé aux membres actifs, adhérents ou affiliés du réseau Kaleo. Une carte de membre, valable durant une année civile pour tous les hébergements du réseau Kaleo, doit obligatoirement être contractée.
  • Une réservation devient définitive dès réception par l’ASBL du paiement de la totalité de la réservation. Ce paiement est dû dans les 10 jours qui suivent la confirmation de la demande de réservation, faute de quoi l’ASBL se réserve la possibilité d’annuler la réservation de plein droit.
  • En cas de réservation tardive et/ou effectuée directement à l’accueil, le solde de la réservation doit être acquitté au plus tard lors du check-in.
  • Les réservations sont admises pour une durée maximale de 7 nuitées. Lors du check-out, la réservation pourra être prolongée pour une durée maximale de 7 nuitées et ce en fonction des disponibilités.
  • Un nombre minimum de nuitées peut être exigé lors de certaines périodes.
  • Un document d'identité doit être présenté par toute personne lors de son arrivée.

Conditions particulières pour les chambres partagées (dortoirs) : 
Les chambres partagées sont réservées aux personnes de moins de 26 ans et/ou aux personnes en possession d’une carte d’étudiant valable. 

Prix et mode de paiement

  • Les prix des nuitées sont susceptibles de varier à tout moment, notamment selon les saisons. Toutefois, un prix identique – celui de la première nuitée – est appliqué à toutes les nuitées d’un même séjour. 
  • Les prix sont fixés au moment de la confirmation de la réservation. Ils sont exprimés en euros, toutes taxes comprises.
  • Le solde de la réservation est exigé de plein droit dans les 10 jours qui suivent la confirmation de la réservation. Tout montant dû pour des consommations ou services supplémentaires est payable au plus tard le jour du départ.
  • Tous les montants doivent être payés en euros. Le paiement en cash est accepté pour des réservations de moins de 300 €. Sont acceptés les virements bancaires et les paiements par carte bancaire (y compris les cartes de crédit). Les chèques bancaires ne sont pas acceptés. Les frais bancaires éventuels sont à charge du client.


Arrivée tardive

  • Pour toute arrivée tardive, il est demandé de contacter le gîte par téléphone ou par mail au moins 1 heure avant la fermeture de la réception afin que les modalités d’accès soient transmises.
  • Si le client ne prévient pas le gîte de son arrivée en dehors des heures de réception, le gîte ne garantit pas l’accessibilité au bâtiment et aucun remboursement ne sera effectué. Si le garde de nuit peut permettre l’accès, une indemnité de 15 € sera facturée.

Annulation ou modification 

  • Le client ne dispose pas du droit de rétractation.
  • Toute demande d’annulation ou de modification doit être communiquée par écrit (courrier recommandé ou email) au moins 7 jours avant le début du séjour. En cas de non-respect de ce délai, aucun remboursement ni aucune annulation ou modification n’est possible, sauf accord exprès et contraire de l’ASBL.
  • Toute modification acceptée par l’ASBL engendrera des frais administratifs correspondant à 10% du montant de la réservation.
  • Toute annulation acceptée par l’ASBL engendrera des frais administratifs de 10 €.
  • En cas de « no show » (le client qui ne s’est pas présenté et n’avait pas annulé sa réservation), l’intégralité de la réservation sera due par le client. Une arrivée après l’heure de check-in non communiquée sera considérée comme un cas de « no show ».
  • En cas d’interruption de séjour par le client, il ne sera procédé à aucun remboursement.
  • Le cas échéant, les remboursements se feront uniquement par virement bancaire.

Annulation ou modification du fait de l’ASBL

  • Si l’ASBL se trouve dans l’impossibilité de fournir les prestations convenues, elle pourra proposer au client un arrangement de qualité égale ou supérieure sans modification de prix. Toute différence de prix qui en découlerait est à charge du gite. Si aucun arrangement n’est possible, il sera procédé à un remboursement des sommes versées uniquement.
  • Lorsqu’un évènement indépendant de la volonté de l’ASBL ne lui permet pas de fournir les prestations convenues, ou en cas de force majeure, l’ASBL pourra annuler la réservation moyennant le remboursement des sommes versées uniquement.

Dégâts, vols, accidents et autres dommages

  • Le bien est réputé en bon état et complet à l’entrée. Le client est tenu de signaler directement au gérant ou son représentant tout dégât ou dysfonctionnement.
  • Les dégâts occasionnés au matériel et aux bâtiments par le client du gîte sont à charge du et seront facturés au client. Pour ce faire, le gîte facturera au client le montant des dégâts occasionnés, sur base d’un devis, et majorés d’une pénalité de 20% du montant des dégâts.
  • Le gîte décline toute responsabilité en cas de détérioration ou vol d’objets personnels durant le séjour.
  • Le gîte ne peut en aucune manière être tenu responsable d’accidents ou de dommages extérieurs à sa responsabilité légale. Plus particulièrement, le gîte ne peut être tenu responsable des prestations réalisées par des tiers, à l’intérieur ou à l’extérieur de ses infrastructures, commandées par le gîte pour le compte de ses clients.

Entretien du gîte et hygiène

  • Il est demandé de participer à plusieurs services nécessaires au bon entretien des lieux :
    • Les locaux sont maintenus dans un état de propreté globale. Du matériel de nettoyage est mis à disposition à cette fin.
    • Les consignes relatives au tri des déchets et le règlement spécifique de la commune en la matière sont strictement respectés.
    • Les espaces mis à disposition sont tenus en ordre.
    • En fin de séjour, les draps sont rangés dans les bacs mis à disposition aux étages et les couvertures sont pliées sur les lits.
  • Par mesure d’hygiène :
    • Une housse de protection, une housse de couette et une taie d’oreiller sont fournies pour chaque lit et doivent être impérativement utilisées.
    • Il est strictement interdit de fumer dans le gîte, conformément à l’AR du 19-01-2005.
    • Les animaux ne sont pas admis, à l’exception des chiens d’assistance.
  • L’effectif du groupe ne peut en aucun cas excéder le nombre de lits disponibles. Le mobilier ne peut, en aucun cas être déplacé.
  • L’utilisation intempestive des alarmes incendie se soldera par une amende de 250 €. En cas d’intervention non nécessaire des services de secours, les frais seront pris en charge par le client. Toute modification des éléments participant à la sécurité du bâtiment ou de ses occupants (blocage des portes coupe-feux, modification du système de détection, etc.) se soldera par l’exclusion immédiate du gîte, sans indemnité.

Environnement du gîte

  • Afin de respecter autrui, le calme est de mise dans et aux abords du Gîte entre 22h et 7h.
  • Toute utilisation de matériel de sonorisation amplifiée est soumise à l’autorisation du gîte et doit respecter le prescrit de l’Arrêté Royal de 24-02-1977 (publication 26-04-1997). En cas de non-respect de cette clause, le gîte se réserve le droit d’exclusion, sans indemnité. 
  • Par respect pour le voisinage, le tapage nocturne n’est pas toléré. En cas de première intervention du gérant ou de son représentant un montant forfaitaire de 25 € sera demandée au client. En cas d’intervention multiple du gérant ou de son représentant et/ou de la police pour cause de tapage nocturne, un montant forfaitaire de 250 € par intervention sera demandée au client.

Validité et modification des présentes conditions et tarifs

  • La nullité de l’une des dispositions des présentes conditions n’affecte pas la validité de ces dernières.
  • Les présentes conditions peuvent faire l’objet de modifications. Le client doit en prendre connaissance avant toute nouvelle réservation.
  • En cas de modification de tarifs ou des présentes conditions, le client a le droit de demander l’annulation de son séjour sans frais, par courrier recommandé ou par email dans les 7 jours suivant la notification de la modification. L’ASBL a le droit de refuser une telle demande moyennant le maintien des anciens tarifs et conditions générales pour le séjour concerné.

Litige

  • Toute somme non payée à l’échéance produit, de plein droit et sans mise en demeure, des intérêts au taux conventionnel de 12% l’an et est majorée d’une pénalité forfaitaire de 15% à titre de frais administratifs avec un minimum de 50 €.
  • En cas de non-respect des conditions générales ou du ROI, des dommages et intérêts peuvent être réclamés.
  • Les réclamations relatives aux prestations de services fournies ne peuvent être acceptées si elles ne parviennent pas par écrit à l’hôtelier dans les 7 jours suivants les prestations de services.
  • En cas de litige, les Tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon sont compétents. La loi belge est d’application.